Referat fra styremøte 5. januar 2017

UBBHF, kl. 15.00-16.15

Tilstede: Eli Heldaas Seland, Ahl Vegard Nilsen, Ane Noer Korssjøen, Gro Instebø, Kirstine Folmann (deler av møtet)

Forfall: Vibeke Jensen, Marion Mühlburger (permisjon)

Referent: Gro Instebø

Saksliste

1.      Godkjenning av referat og innkalling

Godkjent med noen få merknader til referatet

2.      Årsmøte – praktisk

Kirstine bestiller rom 025 på UBBHF

Ahl Vegard bestiller kaffe/te og frukt fra SiB, Eli kjøper kjeks

Eli har snakket med Kari K. Årrestad, avdelingssjef for Formidlingsavdelingen på        Universitetsmuseet om å holde et innlegg på årsmøtet bl.a. om det å lage utstillinger. Tar kontakt igjen og bekrefter avtalen. Ønskelig med ca 30 minutter foredrag og litt tid til spørsmål.
3.      Årsmøte – saker

Vi gikk igjennom årsmøtesakene

a.      Årsmelding

b.      Regnskap

c.      Virkeplan

d.      Forslag om vedtektsendringer

e.      Budsjett

f.       Valg

Vi gikk igjennom alle punktene på årsmeldingen og korrigerte og føyet til der det var nødvendig. I følge oppdatert liste fra NFF sentralt, har vi 54 medlemmer, derav et institusjonsmedlem. Det er nødvendig å rydde opp i epostlisten før utsending av innkalling til årsmøte, sånn at den stemmer overens med medlemslisten. Det viser seg at flere finner det vanskelig å få meldt seg inn i NFF, og vi etterlyser bedre rutiner fra foreningen.

Regnskapet vil bli sendt til revisor Ingvild Monsen. Ahl Vegard ordner med dette.

Forslag til virkeplan og budsjett sendes ut til medlemmene som en del av årsmøtepapirene

På oppfordring fra valgkomiteen legger styret frem forslag til vedtektsendring om å redusere antall styremedlemmer/varamedlemmer fra henholdsvis 5/2 til 4/1.

I tillegg legger styret frem forslag til vedtektsendring som gjelder hvem som har signaturrett på vegne av styret, blant annet for å lette arbeidet med å administrere tilgangen til foreningens bankkontoer. I dag er det bare kasserer som har tilgang. Styret mener at også leder bør ha tilgang.

4.      Eventuelt

Ane flytter til Oslo, så dette var hennes siste møte i NFF Bergens styre.

Det avtroppende styret gikk ut og spiste en bedre middag.

 

Advertisements