Referat fra styremøte 16. mars 2017

NFF Bergen, referat fra styremøte 16. mars 2017

Universitetet i Bergen, Haakon Sheteligs plass 7.

Tilstede: Gro Instebø, Vibeke Jensen, Svitlana Kolesnyk, Ahl Vegard Nilsen.

Forfall: Marion Mühlburger

Referent: Ahl Vegard Nilsen

  1. Godkjenning av saksliste

Sakslisten ble godkjent

 

Presentasjonsrunde

I og med det var det første møte med nytt styre ble det avholdt en kort presentasjonsrunde av styremedlemmene.

 

  1. Konstituering

Svitlana informerte om ansvarsområdene til vervene.

Følgende verv ble fordelt:

Nestleder: Gro Instebø

Kasserer: Ahl Vegard Nilsen

Sekretær: Ahl Vegard Nilsen

 

Svitlana Kolesnyk er valgt som leder av årsmøtet og Marion Mühlburger er styremedlem. Vibeke Jensen er varamedlem.

 

  1. Møteplan for vårsemesteret

Styret ble enig om å opprettholde møtefrekvens på om lag ett møte i måneden. Møtested rulleres på styremedlemmenes arbeidssted. Det ble lagt en tentativ møteplan for de tre kommende møtene:

April: 18. april, 08.30 ved NHH

Mai: 16. mai, 08.30 ved HVL (MDV)

Juni: 9. juni, 08.30 ved UB (MED)

 

  1. Halvdagsseminar

Styrets innledende problemstilling var: når, hvor og hva?

Når: Styret kom frem til første uken i juni, mer spesifikt torsdag 8. juni. Men sistnevnte dato er fleksibel. Skulle det passe bedre for foredragsholdere med annen dato den uken så er det mulig å endre datoen.

Hvor: Forrige halvdagsseminar ble avholdt (med suksess) i Fyrrommet ved Kronstad. Styret var enige i at dette var et passende lokale til årets halvdagsseminar. Gro undersøker om lokalet er ledig.

Hva: Ikke bestemt.

 

Styret drøftet tidligere tema og hvor ideene til temaene kom fra. Ideene/ønskene kom hovedsakelig fra brukerundersøkelsen og  som innspill fra medlemmer.

 

Det ble diskutert en håndfull temaer styremedlemmene spilte inn. For å få flere impulser ble styret enig om at styremedlemmene skal innhente ønsker fra sine kollegaer og dele sine erfaringer med resten av styret 21. mars. På bakgrunn av disse erfaringene skal styret utforme en spørreundersøkelse som skal distribueres per e-post 23. mars. En påminnelse sendes ut 27. mars før resultatet fra undersøkelsen innhentes 28. mars.

 

Styrets plan er å være nær temavalg før påsken slik at booking av foredragsholdere kan starte.

 

Det ble besluttet at cateringfirmaet Ny sjanse skal benyttes til halvdagsseminaret. Ny sjanse leverte mat for halvdagsseminaret i 2016, mat som høstet hyllest fra deltakerne. Kaffe bestilles fra SiB.

 

  1. Profilering av foreningen og medlemsverving

Styret tror at medlemsmassen har lite kjennskap til foreningen. Det ble drøftet hvordan dette kan bøtes på. Et forslag var å sende ut informasjon om at nytt styre er konstituert med tilhørende informasjon om de nye styremedlemmene. Det ble også poengtert at bloggen til foreningen må gjøres interessant slik at medlemmene har en grunn til å oppsøke den. Brukerundersøkelsen fra 2015 ble også diskutert i denne sammenhengen.  I denne undersøkelsen kom det frem at medlemsmassen er i hovedsak fornøyd med arbeidet foreningen gjør, men styret ønsker likevel å gjøre foreningen mer kjent blant medlemmene.

 

Når det gjelder medlemsverving ble styret enige om å undersøke grunnlaget for medlemmer, hvilket er alle som er medlem i NBF og jobber i fagbibliotek i Bergen. Gro tar kontakt med NBF for å be om medlemslisten for Bergen.

 

En kommunikasjonsstrategi ble tatt opp, men det ble besluttet at dette punktet måtte videreføres til neste møte da tiden var for knapp til at en substansiell diskusjon på temaet kunne finne sted.

 

  1. Stipendordningen

Styremedlemmene var unisont enige om at stipendordningen er for lite kjent og dermed lite brukt. Styret ønsker gjerne at denne ordningen brukes av medlemmene og det ble i den sammenhengen drøftet årsaker til stipendets tilsynelatende anonymitet og måter å gjøre det mer kjent på. Det ble besluttet at sammen med spørreundersøkelsen som skal distribueres via e-post til medlemmene 28. mars skal det være en lenke til stipendet på foreningens blogg. Styret var enige i at stipendets rettighetslinjer må gjennomgås og gjøres kjent med innad i styret slik at henvendelser kan besvares.

 

  1. Eventuelt

Det ble besluttet at på annethvert møte skal kasserer gi status for økonomien til foreningen og hvilke kontobevegelser som har funnet sted siden sist.

 

 

Reklamer